Contas

Tidos como empresas complexas, os condomínios devem guardar certos documentos por mais de três décadas e, dependendo do caso, por tempo indeterminado. Tarefa que não é das mais simples, a começar por dois fatores complicadores: a quantidade de documentos e a falta de espaço.

Especialistas do setor de administração e contabilidade estimam que cada condomínio (residencial ou comercial) gera, em média, mil novos documentos por ano. E, apesar de muitos prédios contratarem empresas para gerenciar os arquivos, alguns edifícios operam no sistema de autogestão, deixando a responsabilidade dos documentos apenas com o síndico.

"Se o condomínio tiver um local específico e o síndico for bem organizado não há problemas. Mas não guardar certos documentos é um risco para o prédio, tanto em relação a ações trabalhistas como em fiscalizações da Receita Federal.

Serviços de terceiros

Cerca de 80% dos documentos de um prédio referem-se ao Departamento Pessoal e ao recolhimento de tributos de serviços prestados por terceiros.

"O arquivo, além de fundamental para preservar o histórico do condomínio, é uma garantia para aquele prédio".

Presidente do Sindicato dos Condomínios Prediais do Litoral Paulista (Sicon), Rubens José Reis Moscatelli lembra que o condomínio tem a obrigação de guardar todos os documentos fundiários e previdenciários até a data de prescrição (veja abaixo).

Segundo Moscatelli, a partir do momento que as autoridades decidiram concentrar todos os tributos em um único banco (a Caixa Econômica Federal), a fiscalização se tornou mais atuante. "O ideal é o síndico, ou o condomínio, manter um local específico para armazenar esses arquivos. E, conforme a importância do documento, tirar e guardar também uma cópia".

Período: 2 anos
Documentos
Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)
Pedido de demissão
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

Período: 3 anos
Documentos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)
 
Período: 5 anos
Documentos
Acordo de compensação de horas
Apólices de seguro
Atestado Médico
Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.
Conta de água, luz, telefone.
Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais
Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais
DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte
Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores
Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo
Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio
Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores
Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios
Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água
Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos
Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio
Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário
Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).
Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)
Recibo de pagamento de salários
Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.
 
Período: 10 anos
Documentos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais
Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros
Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais
CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)
DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)
 
Folha de pagamento
GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)
Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP
Imposto de renda na fonte
Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)
 
Período: 20 anos
Documentos
 Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)
 
Período: 30 anos
Documentos
 Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)
RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)
 
Período: Indeterminado
Documentos
Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado
Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.
Contrato de trabalho
Convenção do condomínio (original, alterações e atual)
Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros
Documentos relativos ao PCMSO e PPRA
Listas de qualificação e presença nas assembléias
Livro de inspeção do trabalho
Livro ou ficha de registro de empregados
Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos
Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado
Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual
Registro de empregados
Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)
Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio