Em alguns casos, o síndico é o guardião dos documentos do condomínio mesmo quando eles estão sob responsabilidade de terceiros (administradora, contabilidade, etc.). Esquecimentos e perdas relativos à documentação podem trazer sérios prejuízos, na forma de multas e processos.

Saiba quais são as documentações que o seu Condomínio precisa ter:

Básicos 
Convenção do Condomínio 

Regulamento Interno

Livro de Atas

Livro de presença dos condôminos em Assembléia

Cadastro do Condôminos

Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica

Contábil 
Os documentos fiscais devem ser mantidos por pelo menos cinco anos.Todos os esclarecimentos relativos à abertura de inscrição no CNPJ poderão ser obtidos no site: www.mpas.gov.br

- Mantenha:
Cartão do C.N.P.J. (CGC) 

Apuração das contas da Administração anterior 

Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos 

Pastas com as contas a pagar 

Guias - Taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à Prefeitura .

Contrato de seguro 

Contrato para manutenção de elevadores , bombas dágua e piscina 

Contrato de prestação de serviços da administradora 

Funcionários 
- A documentação de funcionários deve ser mantida em caráter permanente, mesmo de funcionários desligados há mais de cinco anos.

- Têm acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas, principalmente quanto às Guias do INSS e do FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em arquivo próprio os originais das Guias. Na hora de prestar contas para o síndico, podem fornecer uma cópia adulterada.

- Desse modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório, "embolsando" a diferença_ e deixando o condomínio com pesadas dívidas, que acabam vindo à tona. Assim, atente às Certidões Negativas de Débito (CND) fornecidas por esses órgãos, pedindo-as periodicamente à administradora.

- Mantenha os documentos abaixo:
Livro ou cartão de ponto 

Horário de trabalho 

Carimbo do C.N.P.J (CGC) 

Matrícula no INSS 

Livro de Registro de Empregados 

Livro de Inspeção do Trabalho 

Contratos de Experiência 

Folha de Pagamento

Pasta com todas as rescisões de contrato de trabalho 

Cadastro do empregador para o Vale Transporte 

Declaração e Termo de Responsabilidade - vale transporte 

Termo de responsabilidade para concessão do Salário-Família 

Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda 

Guias - contribuição sindical ; INSS ; FGTS ; PIS ; IR 

Certidões negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador 

RAIS (Relação Anual de Informação Social) 

DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte) 

Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte

(Fonte: SindicoNet)
 
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