Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser obrigatoriamente arquivados pelos  condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.

Devem ser guardados, durante 7 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS, CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.

Aos síndicos que estão assumindo o cargo pela primeira vez é aconselhável se inteirar de todo o histórico da documentação a fim de garantir o atendimento as diretrizes legais. Especial atenção merecem os documentos gerados pelo departamento pessoal, que são a imensa maioria, tais como: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, DARF de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, guias de recolhimento do INSS, FGTS e contribuições sindicais.

Alguns síndicos, principalmente os novatos, não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é imposta pela Legislação e que em alguns casos o tempo regulamentado pode chegar a mais de três décadas e que outros nem sequer podem ser descartados, como os documentos inerentes a processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Além de muito valiosos para o histórico e controle, ainda servem como prova e garantia frente a futuras ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.

Com o aumento dos serviços operacionais e burocráticos, os responsáveis pelos condomínios já recorrem a serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos, principalmente agora que os condomínios foram transformados em uma espécie de agentes do fisco e estão constantemente na mira da Receita Federal.

O diretor de uma dessas empresas especializadas no gerenciamento dos documentos assinala que já vem desenvolvendo trabalho de microfilmagem e digitalização para condomínios de vários municípios. Segundo ele, a lei confere maior responsabilidade à função do síndico que agora precisa ter sua atenção redobrada com relação a guarda dos documentos.

Sabendo da fragilidade dos documentos armazenados em papel e dos riscos eminentes, ele ainda destaca que somente com o uso das avançadas tecnologias de microfilmagem e digitalização podem se garantir total integridade, segurança e longevidade aos arquivos. Esse fator deverá impulsionar crescentemente a contratação de empresas especializadas no setor, uma vez que o arquivo de documentos tornou-se obrigatório por força da lei e estabelece punições aos condomínios que não cumprirem a exigência legal. As providências de armazenamento impostas pela nova lei significam também, garantia de maior tranqüilidade para os Condomínios e para os próprios condôminos.